社内の情報共有は、意識していても一部のスタッフに伝わっていない。
言った、言わないなどの小さなトラブルが発生することもあります。
メールという方法もありますが、社内に限ってならチャットの導入をおすすめします！
チャットの導入メリットとデメリット
今まで社内でチャットを運用してきて感じたメリットとデメリットをまとめてみます。
チャット導入メリット
- タスク指示の履歴が残る。
- 言った、言わないが一目でわかる。
- 資料や画像を気軽に渡すことができる。
- 異なる端末からでも、ログインさえすれば仕事ができる。
- メールと異なり、スパムが無い。
チャット導入デメリット
- ダイレクトメッセージで無駄なやり取りをするスタッフが出てくる。
- 社内情報を個人端末や外部に流しやすい。
- 選ぶツールによっては、費用が発生する。
他にもあるかと思いますが、簡単に思いつくのは上記のようなことだと思います。
デメリットの費用面以外については、チャットを導入しなくてもGoogle個人アカウントなど利用する。
USBメモリを利用するなど、スタッフのモラルによって発生することなので注意喚起はしますが気にしないようにしています。
これまで導入してきたチャットサービス
2019年6月現在での仕様は異なっているかもしれませんが、運用して気が付いた不都合により導入ツールを変更してきました。
１．スカイプの導入
導入当時は、スタッフ間でのやり取りのために利用していました。
無料で利用できますし、ディスクトップ画面を共有する機能が便利でした。
ですが会社上層部の『他社では〇〇を使ってる』との鶴の一声により、変更せざるを得ないことに・・・(;’∀’)
２．チャットワークの導入
こちらも無料で利用できますが、一部機能制限があります。
グループを作れる機能とToDo管理などが使いやすく、外部の協力会社の方にもグループに参加してもらいやすく良好でした。
ですが無料ではグループ参加数に制限があり、有料アカウントにするには一人当たり月額４００円から。
基本はビジネスプランになるので、一人当たり月額５００円になりました。
１０人で利用する場合、年間６万円。
２０人なら１２万円になりますので、貧乏な中小企業にとっては無視できないコストになることが分かり、代替えツールを検討しました。
３．スラック（Slack）の導入
スラックの無料プランでは、過去履歴が１万メッセージまでなことと、アップロードファイルが５Gまで。
グループなどは無制限でしたので、こちらを導入しました。
またスラックの売りとして、他のWEBサービスとの連携ができることが大きくアピールされていたことも決めてでした。
後で調べてみると、チャットワークでも連携できる機能が合ったみたいです・・・(;´Д｀)
標準ではToDo管理などできないスラックですが、ToDO管理でよく見かける『トレロ』ともサクサク連携できてかなり便利でした。
ですがここでも問題が発生！！
メッセージの履歴保存数より、問題になったことがアップロード容量制限でした。
スラックにはWEBAPIも公開されているため、PHPを利用した自動ファイル削除処理を毎日１回Cronにて起動するよう運用していました。
実際のアップデートファイルは自動削除によって削除され、容量に余裕を持たせることができると考えてましたが甘かったです(;´Д｀)
感覚的には削除したとしても、２４時間～４８時間は、アップロード制限の解除がされず、方々から『ファイルが上げられない！』との声がｗ
有料プランも検討しましたが、中小企業でシステムなどに理解が無い会社では到底無理なので、他の方法を検討することに。。
４．マターモースト（Mattermost）の導入
マターモーストはオープンソース（OSS）でサーバーさえ準備できるスキルさえあればソフトウェアに関しては制限無く無料で利用できます。
またスラックのクローンと言われているだけありAPI機能も充実しているため、他のWEBサービスとの連携もWEBサーバー系プログラムが組める人なら何とかなります( ´艸｀)
グループ制限も無く、メッセージ制限も無い。他の有料チャットツールと同様にマルチデバイスに対応しているためスマホでも利用可能。
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現在はマターモーストを安定して運用できています。
導入については、また別に機会に記事にできればと思います。
まとめ
仕事にダイレクトに関わるツールを変更すると、現場からかなりの批判的意見が集中します。
現に私も、何度もキレられ文句を言われ・・・散々な日々を送ってました。
何を利用すれば業務効率アップにつながるか？どんな機能が必要か？運用コストはいくらくらいなら問題ないのか？などグレーなまま進めていたことも問題ですが(;´Д｀)
これからチャットツールの導入検討している人に、少しでもお役に立てれば幸いです( ´∀｀ )